Партнерство Philanthropy in Ukraine та Help – Hilfe zur Selbsthilfe. Про виклики, складнощі, висновки та результат

Для реалізації програми Help Localization Facility шукали місцеву організацію, яка зможе перевірити потенційних грантоотримувачів за всіма стандартами due diligence. І саме Philanthropy in Ukraine виграла тендер, адже має вже готове IT-рішення для цього, репутацію, а також схвальні відгуки щодо процесу верифікації від інших НУО. Також плюсом стало те, що організація проявила додаткову гнучкість і підлаштувала методологію під критерії Help – Hilfe zur Selbsthilfe.

Програма Help Localisation Facility (HLF) — це глобальна ініціатива, що фінансується Федеральним міністерством закордонних справ Німеччини. Вона реалізується під координацією Help – Hilfe zur Selbsthilfe у співпраці з місцевими та міжнародними представниками громадянського суспільства й мережами, які працюють у сфері гуманітарної допомоги. HLF підтримує лідерство партнерів і зміцнює їхню спроможність надавати якісну, локально керовану та сталу гуманітарну допомогу.

Тому платформа PhilinUA проводила комплексну перевірку всіх громадських і благодійних організацій, які подавалися на фінансування. В межах першої фази, яка закінчилася у серпні, було близько 200 НУО. Друга фаза триватиме до кінця 2026 року, а загальний бюджет всієї програми — понад 10 мільйонів євро. 

Система співпраці

Українські НУО подавали заявку до HLF, експерти Philanthropy in Ukraine перевіряли їх за всіма стандартами due diligence та передавали цю інформацію Help – Hilfe zur Selbsthilfe. Проте, щоб пройти на етап відбору, ініціативам треба було відповідати базовим критеріям: 

1. Відповідність гуманітарним принципам. Це гуманність, неупередженість, нейтральність і незалежність. Тому не проходили організації, які напряму працюють з військовими або мають релігійне спрямування;

2. Локальність. У пріоритеті були ті проєкти, які створені українцями для українців, а не офіси міжнародних організацій;

3. Відповідні бюджети. Оскільки гранти програми HLF передбачають досить великі суми, німецьким партнерам було важливо переконатися, що потенційні партнери організації вміють ефективного ними розпоряджатися. Тому для грантів до €250 000 додатковим критерієм був річний бюджет останнього (фіскального) року — від €625 000 до €2 млн. Для грантів до €800 000 цей показник мав складати €2-4 млн.

«Ми хотіли, щоб сильний, місцевий партнер разом з нами керував етапом перевірки HLF — таким, який поєднує методологічну точність з реальним розумінням ситуації на місцях. Philanthropy in Ukraine пропонує саме таке поєднання: досвід у сфері due diligence та комплаєнсу, розширену мережу по всій Україні та здатність працювати ефективно та безпечно в динамічному операційному контексті. Партнерство з Philanthropy in Ukraine зміцнює довіру та швидкість нашого процесу, одночасно будуючи довіру з потенційними партнерськими організаціями. Співпраця з Philanthropy in Ukraine на сьогодні була надійною та ретельною, що ґрунтується на партнерському мисленні, відкрита до діалогу, ітерації та навчання. Найбільшим нашим спільним викликом був тиск часу та різке зростання обсягів реєстрацій організацій. А відгуки від організацій-учасниць свідчать — варто покращити певні внутрішні управлінські та операційні процеси. Але навіть за умови стислих термінів, команда  організації ефективно визначала пріоритети та виконувала завдання вчасно», — зазначають в українському та німецькому офісах HLF.

Професійні виклики

Співзасновниця Philanthropy in Ukraine Анна Нішніанідзе зазначає, що одним із головних викликів стала робота з кроскультурною командою, адже до проєкту приєдналися як український, так і німецький офіси Help – Hilfe zur Selbsthilfe. Тому багато часу знадобилося на те, щоб команда з 20 людей з різними досвідами синхронізувалися і спрацювалися. Наприклад, мали багато зустрічей з німецькою групою для обговорення контексту, в якому живуть українці: як працюють ресурси на кшталт Opendatabot або YouControl, якими також користувалися в процесі перевірки НУО. І що у випадку з українськими громадськими організаціями орієнтуватися на кількість офіційно оформлених працівників не завжди доцільно, адже більшість працюють, як ФОПи. 

«Коли працюєш із великою кількістю людей, людський фактор завжди має місце — бувають технічні помилки, пропущені документи чи некоректні електронні адреси. Ми підтримували постійний зв’язок із партнерами, щоб оперативно все вирішувати», — додає менеджерка з розвитку партнерств та фандрейзингу у Philanthropy in Ukraine Дар’я Копієвська.

Однак, попри складність і високе навантаження, команда сприйняла цей етап як цінний досвід, який допоміг зміцнити процеси й краще зрозуміти власні можливості.

«Важко було детально перевірити таку кількість анкет, адже це не просто опитувальник, а близько 113 запитань. Відповідальність була дуже висока, бо це гроші, які в результаті врятують комусь життя. Тому, звичайно, ми працювали на всіх потужностях — тримали зв’язок з НУО, звітували партнерам, підтримували експертів під час перевірки анкет. Все це нам далося важко, але це як курс молодого бійця — його треба пройти раз, щоб потім розуміти, де ти маєш надздібності, а які аспекти треба підсилити», — ділиться Анна Нішніанідзе. 

Керівниця платформи PhilinUA Анастасія Парфенюк, яка також брала участь у проєкті, підтверджує — на підготовчому етапі прогнозували, що заявок буде набагато менше, тому відразу і під час активної фази оптимізовували процеси верифікації та відбору. 

«Але попри складнощі, ми та наші партнери були максимально відкритими в комунікації одне з одним. Це дало гарні результати. Українська та німецька команди Help – Hilfe zur Selbsthilfe завжди щиро цікавилися нашою експертизою та уважно слухали, як і чому платформа працює так, а не інакше. І це був відкритий діалог, де обидві сторони рухалися назустріч одна одній», — зауважує Анастасія Парфенюк. 

Робота над помилками

«Це наш перший великий проєкт з міжнародним донором, для якого ми проводили due diligence, і це було нелегко. Навантаження на нашу команду й окремо експертів зросло на цей період в рази, до того ж ми отримали рекордну для нас кількість заявок. Проте завдяки цьому досвіду ми відчули реальну спроможність команди», — розповідає Анастасія Парфенюк.

Наразі команда вже готується до другої фази проєкту.

«Ми створили карту Customer Journey Map для організацій, яка демонструє детальний шлях від першого контакту з нашим проєктом до успішного заповнення заявки. Ми всі нюанси оформили візуально, щоб наочно було видно, як реалізовуватиметься програма. Впевнені, що це значно полегшить процеси», — зазначає Дар’я Копієвська. 

«Це наш перший кейс-визнання платформи. І я дуже вдячна HLF за довіру, бо для великої міжнародної організації це завжди ризик — співпрацювати з новим локальним партнером. Я хотіла б більше таких кейсів, адже тоді у наших місцевих НУО буде досвід роботи з due diligence, а це позитивно вплине на весь сектор», — додає Анна Нішніанідзе.

Українські громадські організації, які вже пройшли перевірку під час першого етапу програми, мають переваги. Перед повторною участю вони мають зареєструватися на платформі HLF, а далі — лише повідомити команду PhilinUA про бажання взяти участь знову. Повторно заповнювати всю анкету не потрібно — достатньо за потреби оновити або доповнити попередні відповіді.

Поради для інших НУО

Команда Philanthropy in Ukraine зібрала поради, які допоможуть іншим НУО плідно, комфортно та якісно співпрацювати з такими великими міжнародними організаціями, як Help – Hilfe zur Selbsthilfe. 

1. Розповідайте про себе там, де вас точно почують. Наприклад, для міжнародних партнерів варто завести англомовну сторінку на LinkedIn, а не покладатися тільки на Facebook;

2. Попрацюйте над сайтом організації. Він має бути зрозумілим, інклюзивним та гарним. Це обличчя проєкту, тому до його вигляду варто докласти зусиль. Також важливо мати його англійську версію;

3. Постійно покращуйте англійську в команді. Особливо на рівні керівництва та топ менеджменту, адже неможливо постійно спілкуватися з партнерами та їздити на події з перекладачами;

4. Перевіряйте, чи правильно ви з партнерами зрозуміли одне одного. Краще зайвий раз перепитати та додатково зафіксувати деталі, щоб мати 100% впевненість — ви на одній хвилі;

5. Закладайте на задачі завжди трохи більше часу. Це стане буферною зоною, в яку можна зайти, якщо дедлайни змістяться, процеси затягнуться або станеться непередбачувана ситуація;

6. Залучайте до роботи над партнерським проєктом людей, які стануть опорою. Так керівниця платформи PhilinUA Анастасія Парфенюк розповідає, що внутрішня злагодженість команди зробила для неї процес набагато комфортнішим;

7. Аналізуйте свої результати в процесі та працюйте над помилками. Це те, що команда Philanthropy in Ukraine зробила після першої фази програми. В організації сподіваються, що завдяки пройденим урокам результати стануть ще кращими. Так, не всі НУО отримають фінансування, проте навіть пройдена перевірка due diligence зробить їх сильнішими та більш сталими. 

«Дуже важливо, якщо щось пішло не так, сміливо визнавати свою відповідальність та пропонувати кроки для розв’язання проблеми. Всі ж люди та працюють на спільний результат. Якщо ж уникати чесних розмов про факапи та тільки скидати на інших провину, з вами ніколи не продовжать співпрацю», — наголошує Анна Нішніанідзе. 

«Українським організаціям, які бажають співпрацювати з HLF, ми рекомендуємо зосередитися на своєму гуманітарному мандаті, забезпечити прозорість у всіх операціях та, де необхідно, модернізувати внутрішні процеси та процедури. Робота з великими (більшими) донорами вимагає професіоналізму та готовності до встановлення партнерських відносин, заснованих на взаємній довірі та спільній відповідальності», — додає команда HLF.

Організація Help – Hilfe zur Selbsthilfe заснована у 1981-му році та працює у понад 20 країнах світу, надає допомогу постраждалим від конфліктів та катастроф. З 2021 року активно діє в Україні. Програма локалізації Help (HLF) впроваджується за допомогою фінансування Міністерства закордонних справ Німеччини та координується організацією Help, та спрямована на посилення ролі місцевих організацій у процесі відновлення та підтримки громад. 

Також радимо вам почитати: Прозорість, як тренд у неприбутковому секторі: чому це важливо для українських НУО.