Стійкість під час війни: що потрібно НУО для ефективної роботи

З якими проблемами зіткнувся неприбутковий сектор?

Хоч дослідження показує, що після повномасштабного вторгнення організаціям вдалося зміцнити свою роботу завдяки сплеску уваги до сектору, але й виклики з’явилися нові. 

У роботі НУО виділяють внутрішні та зовнішні негативні фактори, до внутрішніх відносять:

• брак працівників (особливо вузьких спеціалістів): він пов’язаний і з евакуацією працівників, з мобілізацією та невисоким рівнем оплати;
• вигорання працівників — життя під обстрілами, в енергетичній кризі та невизначеності впливає на психологічне здоров’я команд;
• брак знань та досвіду — щоб налагодити нові процеси у організації, доводиться шукати консультації ззовні;
• застарілі правила всередині організацій — заважають гнучкості в прийнятті рішень.
   

Зовнішні виклики теж впливають на роботу сектору — війна, енергетична криза, брак довіри до громадського сектору, зменшення фінансової підтримки, складні умови грантодавців щодо звітування, конкуренція за ресурси, переманювання працівників у міжнародні організації тощо.

Як налагодити роботу?

Завдяки опитуванню експертів та експерток зі сфери, автори дослідження дійшли висновку, що є певні універсальні рішення, які допоможуть краще сфокусувати роботу  в організації не лише під час криз, але й загалом. 

До таких рішень відносять:

• визначити профільний напрям — не перевантажувати команду проєктами поза обраною траєкторією, так простіше фокусувати сили і розраховувати їх;
• вдумливе стратегування та планування — це мастхев для будь-якої організації, що дасть змогу швидше і ефективніше приймати рішення і уникати помилок;
• тестування ідей до запуску — приділити достатньо уваги цьому етапу, щоб не провалити проєкт надалі;
• співпраця зі ЗМІ, бізнесом, колегами із сектору — це дає змогу ефективніше працювати, адже йдеться не лише про фінансове підсилення, а й обмін ідеями, інформаційну підтримку тощо;
• вибудовувати стосунки з донорами — це можливість не тільки заявляти про себе, а й показувати, що організація це партнер і активний учасник ринку, що може пропонувати нові рішення і покращувати старі підходи.

Організаційні рішення

Без змін в організації роботи не вдасться повноцінно працювати, адже обставини змінюються і дуже важливо лишатися гнучкими та приймати рішення вчасно. 

Тож експерти радять звернути увагу на:

1 .Розробку політик та процедур

Адже без чіткого прописування процесів та обов’язків з часом може виникнути плутанина у роботі.

2. Управлінську модель з OKR-підходом

OKR або Objective Key Result — це підхід, що визначає цілі та результати як основу управління організацією. Українські НУО вже вивчають такі системи і впроваджують у своїх командах.

3. Демократичне врядування

Часто у організаціях всі процеси «тримаються» на одній людині, і якщо вона йде чи випадає з роботи, то все руйнується. Щоб цього не ставалося, експерти радять роззосереджувати відповідальність і будувати процеси так, щоб усій команді не треба було чекати рішення однієї людини.

4. Побудову іміджу організації

Зустрічі і виступи на форумах, співпраця з іншими НУО — це додає впевненості всій команді, що організація рухається, вона видима і важлива.

5. Систему заохочення працівників

Справедлива і доречна мотивація дуже корисна для організацій, до таких мотиваційних заходів можна зарахувати премії, ретрити для команди тощо.

Технологічні рішення

Сучасні інструменти можуть стати в нагоді не лише бізнесу, а й НУО. Тож фахівці виділили декілька важливих технологічних рішень:

1. ERP- та CRM-системи

ERP-система (від Еnterprise Resource Planning) — об’єднує різні завдання організації: від баз даних до бухгалтерії та закупівель. Це допоможе автоматизувати рутинні процеси і пришвидшити ріст команди. На українському ринку поки немає такої системи, що розрахована виключно на благодійні фонди чи громадські організації, але є для малого, середнього та великого бізнесу.

CRM-cистема (від Customer Relationship Management) — дає змогу побудувати взаємодію з клієнтами, її можна назвати програмним забезпеченням для відділу продажу. Але і українські НУО можуть налагодити роботу через такі сервіси, серед відповідей представників сектору зустрічаємо систему Airtable, де діють знижки для громадських організацій.

Ганна Юровицька, директорка з комунікацій благодійного фонду «Таблеточки», розповіла, що CRM-систему вони використовують ще з 2018-го року, адже кількість донорів та благодійників росла і з ними треба було системно працювати. Також фонд мав і облікову бухгалтерську систему. Обидві компанії представляли софт країни-агресора, тому з початком повномасштабного вторгнення команда від них відмовилася.

«Зараз ми працюємо з CRM-системою SalesForce. Для бухгалтерської облікової системи теж знайшли альтернативу — SAP Business One — для впровадження обох  залучили цільове фінансування», — ділиться Ганна. 

БФ «Право на захист» заснований у 2013-му році, найбільша цільова аудиторія —  внутрішньо переміщені особи. Надія Ковальчук, програмна директорка фонду, розповідає, що до повномасштабного в організації працювало 170 працівників, а після — у 7 разів більше:

«Це величезний виклик для всіх систем, які працюють в організації, це потребує перебудови. І запланувати таке зростання ми не могли. У нас не було дилеми: що от ми візьмемо чотири місяці паузи, поплануємо, поконсультуємося і перебудуємо щось. Ні, ми почали відразу робити. У кризовому реагуванні краще помилитися, але зробити».

Зросла не лише кількість працівників, а й кількість напрямків допомоги — крім юридичної допомоги додалася також психологічна служба, соціальні послуги, матеріальна допомога тощо. Тож внутрішня система для документування бенефіціарів потребувала змін.

«Спочатку ми мали купа ексельок та google-рішень, а десь через 3-4 місяці усвідомили, що нам треба почати працювати з системним рішенням, бо того що є, не вистачає», — каже Надія Ковальчук.

Але програмна директорка зауважує, що готових рішень для неприбуткового сектору немає, більшість програм зроблені для бізнесу. Але БФ підтримав донор і надав інституційний грант на розробку нової CRM-системи. Робота над нею триває вже майже рік, запускають систему поетапно. 

1. Трекери завдань

Це типові програми, що дають змогу поставити завдання і стежити за його виконанням — серед найпопулярніших Jira, Workflow, Trello, Notion тощо.

«Ми почали трекати наші проєкти в Asana. За два роки реалізували вже понад 100 проєктів. Дуже важко формується звичка до нового інструменту, але ми не здаємося», — ділиться Надія Ковальчук.

2.Штучний інтелект

Системи, що працюють зі штучним інтелектом, можуть швидше аналізувати дані, генерувати ідеї, зводити відомості, упорядковувати документи тощо.

У «Таблеточках» використовують такі можливості штучного інтелекту,  як ChatGPT та Grammarly (софт на основі ШІ). Ганна Юровицька ділиться, що за допомогою ChatGPT вичитує англомовні тексти на помилки чи структурує великі масиви інформації. Але є і ризики:

«Звісно, нам хочеться використовувати штучний інтелект для роботи, наприклад, з благодійниками. Проте зараз ми цього не робимо, бо не впевнені у захисті інформації — особистих даних людей». 

Ганна каже, доведеться будувати абсолютно новий процес, і впроваджувати відповідні політики управління цими даними, питати згоду у благодійників тощо, тому поки у фонді цього не роблять, бо це потребує значних ресурсів.

Надія Ковальчук каже, що поки з інструментами штучного інтелекту команда БФ «Право на захист» працює несистемно, кожен може підшукати для себе зручні інструменти. Але про системний підхід у Фонді теж задумуються:

«Рік тому я проходила семінар, де казали про 80 000 інструментів штучного інтелекту — розвиток дуже бурхливий. У цьому варто зорієнтуватися, щоб системно щось впроваджувати, тож треба спочатку повчитися, а тоді впроваджувати». 

До технологічних рішень також належать різноманітні програми з управління персоналом, аналізу даних та клієнтського сервісу. У «Таблеточках» також використовують Slack для спілкування та Asana для постановки завдань. 

Ганна зізнається, перейти на нові рішення було складно — знадобилося майже півтора роки, щоб налагодити всі процеси: 

«Такі програмні рішення потребують не тільки коштів. А ще й часу, навчання співробітників, перебудову процесів. Але це все вартує всього, адже сильно впливає на ефективність роботи: з даними, з аналітикою по надходженнях чи витратах фонду. Те, що займає у фондів, які користуються лише Google-таблицею, три дні — ми отримуємо за 10 хвилин». 

Ганна зауважує, що багато виробників програмного забезпечення пропонують знижки для НУО, для цього треба написати компанії, додати документи про діяльність тощо. Наприклад, Slack взагалі безкоштовний для благодійних фондів та громадських організацій, якщо організація відповідає певним критеріям компанії. 

Навчання персоналу

Не менш важливою частиною ефективної роботи є навчання команди, адже люди — потужний ресурс для будь-якої організації.

Опитані представники НУО називають тренінги, залучення експертів, менторство серед основних видів навчання персоналу. Прикметно, що онлайн-навчання не входить до переліку, хоч ринок пропонує десятки безкоштовних курсів для громадської сфери. У дослідженні також розповіли про ймовірні причини такого висновку:

• інформація часто загальна і не адаптована до потреб сектору;
• формат не дає змоги поспілкуватися наживо, тож мотивація завершити курс падає;
• інформація може бути далекою від реалій України та нинішнього стану тощо.

Опитані представники сектору зізнаються, що рідко використовують саме онлайн-навчання, але деякі самі ініціюють створення курсів для своїх команд.

Коли нові працівники приходять в БФ «Право на захист», то проходять загально-організаційний онбординг — ознайомлюються з політиками, правилами. А  друга частина — це програмний онбординг, якщо юрист раніше працював з іншими темами, то має ознайомитися із особливостями захисту внутрішньо переміщених осіб.

«У контексті програмного онбордингу людина отримує ментора — старшого юриста, з яким вона і дізнається про стандарти, протоколи. Це таке внутрішнє навчання», — розповідає Надія Ковальчук.

Також працівник може подати запит про навчання, яке хоче пройти індивідуально. А ще БФ пропонує корпоративні тренінги, наприклад заняття з ненасильницької комунікації для польових працівників.

«Оголосили тендер, знайшли підрядника — і вчимось. Також ми мали можливість і розробили програму для наших середніх керівників: вона розрахована на чотири місяці тренінгів з домашніми завданнями та індивідуальним менторством. Вона якраз запустилася, будемо дивитися, може зробимо подібне для старших менеджерів теж», — каже Надія Ковальчук.

У кожного працівника у фонді «Таблеточки» є індивідуальний план розвитку: він сам визначає, які сфери хоче вивчити, що відвідати, яку літературу почитати. Тож усіх працівників заохочують розвиватися і займатися самоосвітою: є внутрішня бібліотека, доступ до тренінгів тощо. 

«У кожного співробітника є можливість звернутися до свого керівника із запитом про навчання: це вирішується індивідуально. Працівник має аргументувати, чому йому потрібне навчання та як він його використає у роботі», — ділиться Ганна Юровицька.

Тоді представники фонду можуть просити надати доступ до навчання зі знижкою чи безоплатно, або оплачують курс для працівника, проте це все залежить від наявних ресурсів і можливостей фонду.

«Якщо співробітник відвідав якусь конференцію, тренінг, вебінар, я завжди прошу організувати нам knowledge sharing: зустріч, щоб розповісти команді, чого корисного він навчився», — каже Ганна.

Співпраця з колегами

Окрім налагодження роботи всередині команди, українські НУО можуть шукати підсилення і зовні. Особливо серед організацій-колег. Повномасштабне вторгнення для багатьох стало точкою, де варто об’єднуватися і діяти, у громадському секторі теж. Благодійні фонди та громадські об’єднання створюють спільні проєкти і події, та все ж співпраця у секторі не така стійка, як хотілось би.

Ганна Юровицька розповідає, що «Таблеточки» зазвичай партнеряться з іншими організаціями, коли шукають підсилення у сферах, що не є для них профільними. Наприклад, організація конференцій чи освітніх заходів. 14-го листопада буде освітня подія для фандрейзерів, яку фонд «Таблеточки» організовує разом з Philanthropy in Ukraine, з Promprylad та Інститутом лідерства УКУ. Ось це такий класичний приклад партнерства, каже Ганна.

«Партнерство — це питання зрілості, усвідомленості, коли у кожного є своя визначена роль і зона відповідальності. Все починається зі стосунків людей. Наскільки ми сходимося на ціннісному рівні. Коли ми одне одного чуємо, то можемо творити щось спільне. Тоді партнерство є справді ефективним», — ділиться Ганна Юровицька.

Схожий підхід до партнерства і у БФ «Право на захист»:

«Зараз у нас з’явилася окрема програма з посилення спроможності локальних НГО, ми вже стартували перший проєкт з 30 маленьких організацій з Херсонської, Запорізької і Дніпропетровської областей», — ділиться Надія Ковальчук.

Експерти проаналізують спроможність цих організацій, а представники НГО матимуть змогу звернутися з персональними консультаціями. Адже на спільних воркшопах не завжди є можливість обговорити все, що цікавить. Надія Ковальчук каже, що з нового року в них буде можливість ще й роздати гранти організаціям.

«Ми хочемо бути провідником для менших організацій і передати наш досвід. Також ми є частиною альянсу ГО, які виступають власне за локалізацію донорської допомоги, ми можемо трошки змінити цю історію, щоб спростити доступ для малих організацій до донорських коштів», — підсумовує Надія.

У дослідженні вказано, що багато опитаних представників НУО мають страхи, пов’язані зі спільними проєктами, як-от брак довіри до партнера, ускладнений процес роботи й конкуренція за ресурси донора. Але все це не підсилює роботу сектору, а навпаки роз’єднує. Адже кооперація допомогла б досягати більшого, масштабувати проєкти і знаходити нові можливості розвитку.

Рішення у дослідженні теж пропонують, а саме:
 

• звернутися до кластеризації — зібрати чи розширити базу даних організацій, які працюють у одному напрямку;
• створити портал, де можна було б знайти партнерів;
• організувати спільний банк даних опитувань аудиторії;
• влаштовувати заходи для знайомства керівників та представників сектору як онлайн, так і наживо тощо.

Але налагодження співпраці також стосується і міжнародних організацій. І основна думка з цього приводу у дослідженні — це те, що і українські, і закордонні організації мають будувати саме партнерські взаємини. Наприклад, український фонд має звертати увагу на своє представлення у секторі, підвищувати свою впізнаваність і вкладатися у володіння англійською мовою для комунікації із закордонними колегами. 

_{*прев'ю зображення згенероване за допомогою ШІ.}