Внутрішні політики для НУО. Чому важливі, які вибрати і як правильно створити

Для чого ще потрібні політики в НУО

Внутрішні політики — це офіційно задокументовані всередині організації правила, принципи та процеси, які регулюють її діяльність. Вони можуть охоплювати різноманітні сфери: управління персоналом, захист даних, фінансові аспекти, етичні та моральні кодекси, комунікацію зі ЗМІ тощо. Але обов’язкові до виконання всіма учасниками НУО: від управлінської команди до волонтерів. 

Більшість політик, які нині використовують неприбуткові організації, з’явилися завдяки міжнародним колегам. Саме вони допомагали інституційно розбудовувати український третій сектор і вчили, як правильно будувати управління організацією та командою, як ефективно налаштувати робочі процеси та зробити структури прозорими та незалежними — ані від фінансів, ані від політичних партій. Тому всі ці політики — це скоріше правила належного функціонування організації, але від того вони не стають менш важливими. 

Оскільки неприбуткові організації працюють в першу чергу для суспільства, саме завдяки внутрішнім політикам вони можуть доступно і чітко пояснити, чим конкретно займаються і який вплив мають. Щоб кожен громадянин або громадянка могли перевірити, чи дія НУО чесно і «чисто», а також чи не зраджує своїм же принципам. 

«Відсутність цих політик не є порушенням законодавства. Вони прописуються для належного функціонування організації, а також кожен донор перевіряє їхню наявність. Наприклад, політика закупівель, етична та політика організації. Але є й ті, які передбачені вже законодавством, їх грантодавець вже не перевіряє. Їх ціла низка, зокрема, “облікова політика неприбуткової організації”, тобто як НУО веде бухгалтерський облік, або ”безпекова політика”, тобто як забезпечуються правила безпеки співробітників», — зазначає юридичний спеціаліст Сергій Кіщенко. 

• Іноземні донори, грантодавці, партнери хочуть мати гарантії, що НУО дотримається всіх своїх зобов’язань по проєкту, вчасно здасть звітність і матиме гарний результат. Тож чіткі політики організації можуть стати ключовим аргументом щодо того, підтримувати організацію фінансово чи ні. Політики в такому випадку є гарантом, що грантоотримувач працює прозоро та системно, а його дії відповідають міжнародним стандартам;

• Ми вже зрозуміли, що НУО з добре прописаними політиками мають більше шансів знайти міжнародних донорів і партнерів. А це дає їм перевагу у грантових конкурсах в порівнянні з менш структурованими організаціями;

• Політики допомагають уникнути правових та етичних конфліктів, зокрема, всередині організації. Якщо у документах чітко прописані цілі, правила, напрямки та обмеження, а всі учасники команди з ними ознайомилися, то механізм справно працює. Тоді всі його частинки розуміють свої місію та обов’язки, спільну мету, до якої варто рухатися, та своє місце в цьому процесі. Наприклад, в наші часи чинної війни працівники громадських і благодійних організацій часто працюють понаднормово. І якщо когось це не сильно бентежить, то іншій людині може бути некомфортно. Прописані робочі години, можливість дистанційної роботи, правила щодо перепрацювань та компенсацій — зафіксована інформація щодо цього допоможе не нарощувати градус незадоволення у команді та уникнути конфліктів/звільнень/вигорянь;

• Стандартизовані процедури пришвидшують повсякденну діяльність, борються з хаосом та дають простір замість рутинних задач і постійних перепитувань зосередитися на важливих стратегічних питаннях;

• Наявність внутрішніх політик економить безліч часу для всіх робочих ланок, якщо в команді з’являються нові люди або змінюється керівництво. Тоді зміни відчуваються не так болісно, а інтеграція для «новеньких» проходить швидше. 

З чого почати?

Почати варто з головних документів організації. Перший — статут, який кожна НУО має складати на початку своєї діяльності. Як юридичний документ він загалом дозволяє проєкту існувати та діяти, але також він диктує правила, як саме це варто робити. 

Головні вимоги до статуту: відповідати законодавчим нормам, містити всі податкові вимоги, формулювати чіткі правила роботи управлінських органів. Час від часу його бажано переглядати, адже змінитися може навіть фокус діяльності організацій, Так, наприклад, з початком повномасштабного вторгнення українські громадські й благодійні організації або розширили, або і зовсім його змінили.

На етапі створення статуту також варто чітко визначити організаційну структуру. І перевірити, щоб з формальності це перетворилося на практику. Починаємо з головних — навіть якщо в організації два співзасновники, краще визначити, хто з них і якою частиною роботи опікується. Далі прописуємо, хто і чим конкретно займається в управлінні, а вже потім переходимо до функцій та зобов’язань всієї команди. Хто відповідальний в організації за кожним напрямком? Хто кому підпорядковується? Як буде відбуватися звітування? Хто винний, якщо щось пішло не так? Відповіді на всі ці запитання мають бути перед вами. 

Другий доленосний документ — стратегія. Не всі організації її мають, тому що багато з них з’являлися як відповідь на гарячі потреби: доставити гуманітарну допомогу, евакуювати людей або тварин, надати медичну підтримку тощо. Проте якщо НУО хоче й надалі розвиватися та допомагати ефективно, варто приділити цьому окрему увагу. Створити хоча б приблизний план, куди і як активно рухатися наступні роки, і обов’язково сповістити про це всю команду. Для цього є цілий гайд від Національного Демократичного інституту. 

Коли організація має статут і стратегію, то може доповнювати цю незворушну базу  політиками, яких є насправді безліч. Кожна НУО в персональному порядку вирішує, які з них впроваджувати, а які є не найпріоритетнішими. Наприклад, організація Foundation Group виділяє 6 обов’язкових для всіх американських неприбуткових організацій, а ось деякі з них, що поширені й у нашому регіоні:

1. Кодекс етики і поведінки. В ній прописуються очікування щодо поведінки засновників, керівництва, працівників, волонтерів, самої некомерційної організації. А також конкретні процедури, яких варто дотримуватися, якщо виникне конфлікт. Наприклад, ситуація: НУО взяла грант на будівництво притулку для тварин і оголосила тендер для підрядників. Одним з кандидатів стала компанія, що належить братові засновниці організації. Хто про цей конфлікт має повідомити і як його розв’язати? 
2. Політика збору обробки і реакції на отриманий зворотний звʼязок і скарги. В ідеальному світі всі організації мають будувати роботу так, щоб саме цей документ не знадобився. Адже це інструкції, як і до кого звертатися працівнику, якщо він побачив недоброчесну поведінку в колективі (наприклад, привласнення донатних коштів). І що має зробити керівництво, щоб захистити такого інформатора;
3. Кадрова політика. Визначає, кому, як і у якій кількості надавати зарплати, коли та за що можливі премії, які є пільги та можливості професійного фінансового зросту;
4. Політика адміністрування і управління фінансами. Для неприбуткової організації, яка залучає пожертви та оперує ними, це must. Політика регулює розподіл і управління фінансами, забезпечує прозорість і контроль над грошовими потоками. В ній мають бути відповіді на запитання: Хто може взаємодіяти з цими грошима? Як обробляються пожертви? Як відбувається звітування за фактом витрати? Якими сумами можна оперувати без схвалення керівництва? Ця політика також є однією з надважливих для грантодавців, які хочуть бачити, що пожертвувані ними гроші в надійних руках. 

Це тільки приклади політик для НУО, їхній список може варіюватися залежно від спрямування, потреб, функцій організації, та країни, в якій та знаходиться. При чому вміст таких внутрішніх документів також не регулюється законом, тому може виглядати так, як зручно тій чи іншій ініціативі. 

Які політики необхідні

Співзасновниця ГО «Philanthropy in Ukraine» Любов Раїнчук також підтверджує, що політики вимагаються донорами для фінансування. Але також це чудове свідчення інституційної пам'яті організації. 

«Часто невеликі ініціативи існують завдяки людям, які знаходяться в їхньому центрі, — всі процеси та рішення проходять крізь них. І коли ті йдуть, в інших членів команди не залишається розуміння, як продовжувати працювати, де і що зберігається, за якими правилами НУО функціонує тощо. Виходить, що це дуже людиноцентрична організація, яка не має під собою логіки побудови та чіткої системи. Натомість через політики ми декларуємо, хто ми є, за якими правилами працюємо, які цінності маємо і яким принципам слідуємо. Коли до нас приходять нові люди, вони можуть ці документи почитати й ними скористатися».

Міжнародні організації часто мають постулати внутрішніх політик, і навряд хтось буде детально в них вчитуватися. Це іноді дрібні та вузькі правила, які регулюють багато процесів. Наприклад, коли у робітника виникає запитання: “Як я можу використати свою річну відпустку?”, він не йде шукати відповіді у людей, а знаходить її саме в політиках. Або як піти в декрет? Як відшкодовують роботу на вихідних? Як може змінюватися зарплатня і як часто? Які є інші привілеї у працівників?

Серйозніші політики, як-то адміністративно-фінансова чи щодо закупівлі, що пояснюють процеси не тільки всередині організації, а й для партнерів. Якщо ті бачать, що щось в межах співпраці відбувається не так, як написано, будуть ставити запитання. Тому для мене політики, в першу чергу, це про збереження ґрунту, на якому “проросли” всі засадничі правила організації. 

Також це про прозорість дій в самі організації. Десь має бути зафіксовано та описано, лікування яких хвороб покривається коштом НУО, яке навчання оплачується й хто може його обирати, як здійснюється комунікація всередині організації та назовні, хто за які процеси відповідальний тощо. Все це допомагає налагодити взаємодію один з одним. 

Цих політик може бути скільки завгодно для однієї організації. Проте, на мою думку, універсальними та важливими є: 

• фінансово-адміністративна політика, це про процедури для управління коштами та бюджетами, витратами, зборами, аудитами тощо. Тут дуже важливо прописати прозору процедуру здійснення оплат, щоб мінімізувати ризик корупції та недоброчесності. Це також можна зазначати й в наступному документі;

• політика боротьби з корупцією і шахрайством;

• кадрова політика, яка, як мені здається, важлива для людей. Вона описує нюанси найму, робочого процесу, підвищення, звільнення та інше; 

• політика закупівель. Про послуги, постачання і логістику;

• політика безпеки або убезпечення. Вона передбачає захист бенефіціарів під час отримання послуг, щоб всі співробітники розуміли свою роль і не зловживали нею. Але працює в обидва боки;

• етичний кодекс, як базові правила та цінності організації, а також стандарти поведінки для всіх;

• політика збору, обробки та реакція на отриманий зворотний зв'язок. 

Також в пригоді можуть стати й інші політики: скарг, взаємодії зі ЗМІ, управління волонтерством, користування персональними даними користувача. А також кібербезпеки, яка розповідає, як встановлювати надійні паролі, до яких мереж можна підключатися і що на російські сайти краще не заходити». 

А Олександра Романцова, виконавча директорка Центру громадянських свобод, який отримав Нобелівську премію у 2022 році, ділиться тим, які документи допомагають організації вже 15 років боронити права людини в нашій країні та яке місце серед них займають саме внутрішні політики.

«Люди в команді змінюються, масштаб організації росте, і ти, як керівник, не можеш кожного разу кожному новому працівнику пояснювати всі процеси та етапи. 

Всі політики й процедури мають підтримувати виконання обов’язків, які ви закріпили в Статуті. Тому і донори вимагають наявність таких.

У нас в Центрі громадянських свобод є чотири категорії документів, які потрібні, щоб накопичилися необхідні правила роботи й процесів. Перша — це статутні, як-то Статут або Конституція організації, які пояснюють, навіщо ви тут зібралися і яка ваша місія. Якою є структура організації: як і ким ухвалюються рішення, хто і які обов’язки має виконувати, хто слідкує за тим, щоб все робилося на користь тієї місії. Тому існують різні форми правлінь — ті, що керують, і ті, що виконують. І якась форма ревізії, як-то наглядова рада або окреме правління. 

Друга категорія — рішення загальних щорічних зборів або правління, яке збирається мінімум чотири рази на рік. Це люди ззовні, які мають експертизу і бажання, щоб організація розвивалася. Їхні напрацювання виконують голова організації, виконавча структура чи безпосередньо вся команда. В результаті зборів правління або загальних ухвалюються положення, їх можна подивитися на сайті, щоб зрозуміти, за якими принципами ми працюємо. Одне з таких — Декларація етики працівників Центру громадянських свобод, яку підписує кожен член команди. Також в нас є положення, яке описує фінансові процеси, інформаційну безпеку, аудит тощо. Такі положення мають відповідати Статуту організації та законодавству України. 

Третя категорія — голова організації ухвалює два види документів: довготривалі та короткотривалі. Перший називається “Політика” і містить в собі всі внутрішні політики: щодо вирішення конфліктів у команді, управління персоналом, протидії корупції, нерозголошення інформації, протидії харасменту і дискримінації тощо. Це правила і процедури, які має розуміти команда. Короткотривала категорія — це накази голови, які щось затверджують: людину на посаду, договори з підрядниками, контракти та інше. 

Остання категорія на виконавчому рівні — це регламент. В нашому випадку він стосується координації Київської школи з прав людини або волонтерів моніторингової групи “ОЗОН”. Це системний документ, ухвалюється на рівні виконавчої директорки. 

Так виглядає всередині нашої організації системна документація. Вона потрібна, тому що ми працюємо 15 років і постійно зростаємо. Але також трансформуємося, тому всі політики регулярно переглядаються та оновлюються. Найчастіше вони рятують, коли є певні розбіжності в баченні процесів і виникають конфлікти. У нас навіть в політиках описана спеціальна комісія, що складається з представника ради, правління і загальних зборів, яка може розглядати конфліктні ситуації. Щоправда, за 15 років до неї так ніхто і не звернувся, тому що не було потреби. І цьому завдячуємо якраз всім цим чітким, прописаним і зрозумілим для всіх документам. 

Політики — це по суті договори між усіма, хто домовляється щось робити разом. Важливо, щоб кожен з них відображав ваше реальне бачення щодо того, як це має працювати. Але пам’ятайте, завжди буде пілотний період. Ви собі придумали, як воно буде працювати, спробували, зробили висновки і якщо треба, то змінили». 

Правила та нюанси розробки політик

До такого відповідального процесу варто залучати всю команду організації, щоб отримати погляд з різних сторін і рівнів. А також створити інклюзивне середовище, де кожна людина може висловитися і не боятися оцінки її пропозиції. Це дозволить розробити правила з врахуванням всіх потреб, та й притримуватися приємніше того, до чого й сам доклав руку, чи не так?

НУО варто визначити, які вона має ключові сфери діяльності, і відштовхуватися від них. Можна використовувати як основу доступні шаблони, але бажано адаптувати під конкретну ініціативу, враховуючи її специфіку. Також всі політики можна об’єднати в один всеохопний посібник для зручності зберігання та використання. Шаблон такого у вільному доступі у Canva можна завантажити за покликанням. 

«При складанні політики варто слідкувати, щоб вона відображала суть діяльності організації. Тобто ви спочатку говорите, як це буде працювати, а потім це вкладаєте в політику. Не навпаки, коли ви спочатку прописуєте правила, а потім намагаєтеся їм слідувати. Так працювати не буде. 

Я б порадила пріоритезувати ті з політик, які зараз найбільш доцільні та релевантні для конкретної НУО, які будуть мати найбільше значення при оцінці організації. І почати писати їх, тому що це також процес. Треба встановлювати дедлайн, до якого має бути готовою та чи інша політика. Збирається команда та обговорює її. Потім відповідальна людина пише документ, а бухгалтер або юрист перевіряє. А після команда знову переглядає вже фінальний варіант. 

Також варто всі політики переписати людською мовою просто в збірку правил. Без ділового стилю та бюрократичної мови, а так, щоб всім було зрозуміло, коротко та запам’ятовувалося», — додає Любов Раїнчук. 

Philanthropy in Ukraine почала працювати над проєктом, який полегшить розробку та впровадження внутрішніх політик для НУО. Експерти створять шаблони та інструкції основних політик, щоб неприбуткові організації могли дійсно імплементувати їх у роботу, а не зберігати формальним документом. Серед таких: політика убезпечення (сейфгардінг), кодекс поведінки, політика адміністрування та управління фінансами, кадрова політика, політика закупівель, постачання і логістики, політика збору обробки та реакції на отриманий зворотний звʼязок і скарги, політика захисту персональних даних. А вже готовий шаблон політики адміністрування та управління фінансами. 

Для неприбуткових організацій політики є необхідністю — для ефективного управління, залучення фінансування, поважливого ставлення одне до одного, справедливості та послідовності в процесах, а також прозорості та захисту від потенційних ризиків. І хоч кожна НУО може будувати свої внутрішні правила за тією системою, яку вважає найефективнішою, є універсальні поради, які допоможуть зробити цей процес приємнішим. Політики — важливий інструмент сталого розвитку неприбуткової організації в умовах сучасності, тож використовуйте його тут і зараз.

_{прев'ю зображення згенероване за допомогою ШІ.}