Як отримати грант від міжнародного фонду: 10 порад

Будь-яка організація хоче отримувати стале фінансування на свої проєкти. Грант від міжнародного фонду — хороша можливість залучити кошти і втілити задумане. Та чи все так просто? Поговорили з Ілоною Демченко, керівницею відділу грантів House of Europe, Еллою Яцутою, засновницею  ГО «Літературна платформа “Фронтера”», та Віталіною Нагорною, програмною директоркою ГО «Генерація матерів Лада», про поради для команд, які хочуть залучити міжнародний грант.

Порада 1. Вивчайте англійську мову

Ілона Демченко, керівниця відділу грантів House of Europe, яка зокрема займається і програмою міжнародних грантів.  House of Europe — це програма, яка фінансується Європейським Союзом. Серед тем: культура, креативні індустрії, освіта, молодь, медіа тощо. Програму створили, щоб сприяти обміну досвідом між Україною, країнами ЄС та Великою Британією.  

Ілона вважає, що перед тим, як вирішити брати участь у конкурсі грантів, варто звернути увагу на нульові вимоги. Тобто ті, що не стосуються саме заявки, але допоможуть краще її написати. І це проста, але дієва порада — вивчати англійську мову або  знайти такого фахівця для своєї команди. Це не значить, що мову треба знати досконало, є багато інструментів, які можуть допомогти, наприклад, ChatGPT. Але й зловживати ним не варто, нагадує Ілона Демченко, тому що грантові заявки, написані за допомогою штучного інтелекту, дуже помітні.

«Максимально вкладайтеся в досвід роботи з документами англійською. Це, звичайно, пов'язано ще й з читанням різного роду інструкцій, пояснень. Цього всього буде багато. Чим більший грант, тим більше документації, тим краще треба розуміти письмову мову, а це приходить лише з практикою», — пояснює експертка з House of Europe.

Порада 2. Будьте проактивними

Ілона Демченко каже, що у 2022-му році стався сплеск уваги до України і в полі грантів та співпраць із закордонними партнерами. Дехто вважає, що увага до нас згасає, але експертка переконана, що це не так:

«Ми не перестали бути цікаві. Європейські країни вбудовують Україну в свої більш довгострокові пріоритети, тому що ми не зникнемо повністю в жодному випадку. Але важливо самому виступати в активній ролі, активно пропонувати співпраці, вивчати культурну сферу не лише в Україні, а в інших країнах». 

Порада 3. Добре зрозумійте, що ви самі хочете зробити

Ілона Демченко каже, нерідко команди відгукуються на будь-який open call (прийом заявок на участь у конкурсі), незалежно від його спрямування. Бо може здаватися, що грант — це відповідь на всі питання. Але цей підхід небезпечний: 

«Якщо організація повністю буде підлаштовувати свою діяльність під вимоги кожного колу, вона швидко втратить фокус, люди вигорять. А якщо визначитися з темою, яка найбільш цікава, це допоможе знайти точку опори — постійно зростати і нарощувати зв’язки».

Тож найкраща стратегія – завжди починати з чогось невеликого, робити його добре, і тоді розширювати тему, вважає Ілона Демченко.

Елла Яцута, засновниця ГО «Літературна платформа "Фронтера"», яка була експерткою Українського Культурного Фонду (УКФ), теж впевнена, що підхід подаватися на будь-які гранти не спрацює, адже для представника донора, який читає заявку, відразу очевидно, чи з цією темою ГО працювала до того, чи заповнила її, бо хотіла взяти участь у конкурсі. За чим це помітно?

«По-перше, за тим, як ви опрацювали актуальність або проблематику в заявці. Бо якщо ви з цією темою вже працювали, то зможете надати попередній досвід організації, думки експертів, висновки за результатами власних попередніх проєктів тощо. По-друге, за питанням про сталість. Тут можна написати якесь речення, що продукти проєкту будуть знаходитись у відкритому доступі для широкого загалу. Але, якщо для команди цей проєкт є частиною постійної діяльності, то дуже ймовірно, що в сталості ви напишете про те, як продовжите цей проєкт або про роботу в схожій тематиці після завершення».

Серед проєктів літературної платформи «Фронтера» однойменний міжнародний літературний фестиваль та інші проєкти, які працюють із промоцією української літератури в Україні та закордоном, культурною дипломатією.

Порада 4. Складіть карту донорів

Елла Яцута радить виписати кожного потенційного донора, проглянути сайт і знайти основні вимоги, програми та цінності. Це допоможе створити карту донорів: 

«Це трішки марудний процес, 99% організацій не зроблять цього, а 1%, який зробить —  насправді спростить собі життя».

Адже так простіше моніторити відкриті конкурсні програми і точно знати, який фонд підтримує проєкти подібного спрямування. У такій карті донорів можна лишати примітки і позначки, які партнери, наприклад, не підтримують новостворені ГО і не витрачати час на вичитування їхніх правил щоразу, як зберетеся писати заявку.

«Треба завжди пам'ятати, що гранти — це кошти, які є неповоротною фінансовою допомогою. Це означає, що донор, даючи їх, має теж перед собою певну ціль. І ось ці їхні цілі мають бути відображені у ваших заявках та звітах», — каже Елла Яцута.

Дуже важливо уважно вичитувати умови конкурсу:

«Ваш проєкт може бути цікавим, актуальним та корисним для бенефіціарів, проте, якщо він не досягає цілей грантового конкурсу партнера, на який ви його подаєте, навряд чи ви отримаєте фінансування для його реалізації», — зауважує Віталіна Нагорна.

Віталіна — програмна директорка ГО «Генерація матерів Лада», яка працює комплексно з аудиторією жінок, які стали мамами. Серед напрямків роботи: відновлення жінок після пологів, підтримка ментального здоровʼя родини, соціалізація батьків з маленьким дітьми, реінтеграція жінок з декретної відпустки на ринок праці. Експертка зокрема займається розробкою грантових заявок в ГО.

Порада 5. Зверніть увагу на розроблення політик

Політики можуть бути різноманітними — політика щодо захисту інформації, щодо протидії гендерному насильству, політика фандрейзингу, закупівель, кадрова політика тощо. Для чого їх створювати:

«По-перше, це структурує всередині вашу діяльність й дуже допомагає операційним процесам. По-друге, коли ви заповнюєте заявку, ви можете при формуванні бюджету або розподілу заробітних плат для команди, посилатися на внутрішню політику. Це показує вашу сталість. А для деяких донорів — це обов’язкова умова», — пояснює Елла Яцута.

Віталіна Нагорна теж коментує, що політики — важлива частина роботи:

«Коли ти тільки починаєш, здається, що політика проти торгівлі людьми тобі не потрібна. Але це не так. Без неї ти не зможеш працювати з певними партнерами (хоч міжнародний партнер, який її вимагатиме, швидше за все зможе допомогти і зі створенням). А от розробку системи закупівель краще не відкладати і пропрацювати одразу, тому що це про чіткість і про прозорість — без цього неможливо реалізувати великі проєкти».

Порада 6. Налагоджуйте партнерства

Партнерства можна розглядати дуже широко — це і ті, хто можуть допомогти втілити проєкт, і підтримати його власним ресурсом:

«Я дуже люблю називати грантодавців не донорами, а саме партнерами. Адже і організація-донор зацікавлена у партнерстві, і команда, що подається на грант теж. Це набагато краще впливає на позитивний результат проєкту», — зауважує Віталіна Нагорна.

Тож розбудова сталих і міцних зв’язків важлива для будь-якої команди.

«Моя рекомендація ГО — брати участь у всеможливих нетворкінгових заходах. Бачите якісь форуми або навчання — йдіть туди. Це саме те місце, де ви можете знайти партнерів. Важливо не лише на панелі розказати про себе та проєкти, а й підійти до потенційного партнера і поговорити. Теплий особистий контакт завжди краще працює, ніж будь-які найкраще сформовані листи», — каже Елла Яцута. 

Для потенційних партнерів варто мати невеличку презентацію про свою діяльність або про свій проєкт, вважає Елла Яцута. Її можна додати до листа або й до самої заявки.

Елла Яцута зараз працює у ГО «Літературна платформа "Фронтера"» і спільно з київською ГО «Трикутник Печерськ» та австрійською організацією  «Гніздо» з Інсбрука подалися на спільний грант. Елла каже, заявка була нескладна, але багато часу присвятили саме опису партнерств:

«Бо грантодавець хоче побачити, чи у такого партнерського проєкту не буде в якийсь момент розсинхрону. Або ж внутрішнього конфлікту, який призведе до найгіршого — нереалізації проєкту. Тож у заявці ми пояснили, яку попередню співпрацю уже мали, що наші аудиторії, завдання та цілі дуже подібні, що ми одне одного посилюємо». 

Також грантодавець проводить з обраними проєктами серію воркшопів та надає менторську підтримку.

Віталіна Нагорна каже, що розбудовувати взаємини важливо і з українськими партнерами теж:

«Я підтримую тренд партнерських проєктів, тому що так ефективніше реалізувати проєкти в регіонах, наприклад. Бо якщо ви всеукраїнська спільнота і не маєте регіональних представництв, то вам може бути важче оцінити потреби громади в Сумської області, приміром. Краще сконтактувати з місцевим партнером».

Порада 7. Не нехтуйте бюджетом

Не варто завищувати витрати у бюджеті, впевнена Елла Яцута. Адже експерти, які читають заявки, це люди, які в цій сфері уже працювали, і вже робили подібні проєкти, тож на ціновій політиці ринку розуміються:

«Бюджет дуже добре показує, як ви орієнтуєтеся в темі. Якщо ви пропишете, що зробите 3-денний фестиваль і вам для цього треба 10 тисяч доларів, то жоден експерт не повірить, що справді зробите якісний фестиваль за такі гроші».

Ще дуже важливо підтверджувати актуальність цін — навіть посиланням на статистику з сайтів з пошуку роботи чи комерційною пропозицією потенційних підрядників, додає Елла Яцута.

Ілона Демченко каже, що бюджет — це обличчя організації.

«Базові поради — перевіряйте формули, бо вони можуть злітати. Не лишайте абзаци у таблиці прихованими, ніхто не буде його розвертати і спеціально дивитись. Це завдання заявника — подати в бюджет у такій формі, щоб там було зрозуміло, що відбувається. Ще одна порада із зірочкою: покладіть поряд з собою початок вашої заявки про цілі й задачі. Й самі собі дайте чесну відповідь: чи проглядається якийсь зв'язок між бюджетом і заявкою?»

Експертка радить робити бюджет середньої деталізованості. Адже буває заявники розписують аж надто детально, наприклад: «гвіздки 120 штук». Ілона Демченко каже, зазвичай, якщо якась річ коштує менше 500 гривень, її можна поєднати з чимось іще у одну категорію. Але і просто вказувати у графі витрат «ремонт — 2 мільйони», теж не варто: краще розписати основні етапи та матеріали. 

«Не всі знають про те, що бюджети часто перевіряються окремо. Це залежить від структури роботи донора, але часто буває так, що змістовну частину перевіряє проєктний менеджер, а бюджетну — фінансова адміністрація. Це означає, що фінансова документація має містити мінімальні описи проєкту», — розповідає Ілона Демченко.

Порада 8. Нарощуйте спроможність команди

Інституційна спроможність — це показник реалізованих і прозвітованих проєктів, каже Елла Яцута. За цим донор може бачити, чи можна довіряти команді, чи справді вона зможе досягнути цілей і відзвітувати. Тож кожен успішно реалізований проєкт — це ще один плюс.

«Партнер, розглядаючи конкурсні заявки, оцінює і спроможність організації загалом, і сам проєкт. Наприклад, може бути добре прописана заявка, але експертна комісія не вірить, що ГО з двома людьми з досвідом пів року і з відсутністю певних документів може його реалізувати. Шансів відразу стає менше. І навпаки: буває спроможна команда подає проєкт з нечітко визначеними індикаторами. І шанси теж зменшуються. Але деякі партнери дозволяють допрацьовувати заявки, якщо в цілому їм все зрозуміло та відповідає основним вимогам», — додає Віталіна Нагорна. 

Цей процес — розбудови організаційної спроможності — треба проводити паралельно із розробкою проєктів. Це і робота зі структурою ГО, і з людськими ресурсами, з навчанням команди тощо. 

Порада 9. Всі запитання у заявці важливі

Попри те, що деякі запитання заявникам можуть здаватися непотрібними, це не так. Експертки радять не нехтувати жодним запитанням, а щоб було достатньо часу на заповнення — не сідати за написання заявки в останній день перед дедлайном. Ілона Демченко радить виділити декілька днів і потім дати почитати людині, яка не була долучена до написання. Це допоможе тверезо оцінити, чи з першого прочитання зрозуміло, який саме проєкт хоче втілити команда.

«Основний фокус завжди має бути на те, що ви хочете зробити, для кого ви хочете зробити, в який час і що ви хочете з цього досягти. Якщо можете відповісти на ці чотири запитання — це вже добре. Я помітила, що українські організації доволі часто забувають про друге. Питання аудиторії у нас доволі часто не пропрацьовані», — каже Ілона Демченко.

Але і запитання про сталість чи гендерний підхід опиняються у заявці не випадково. Щодо цього експертка радить:

«Піти на сайт донора в розділ його основних пріоритетів і вдумливо їх прочитати. Задача з зірочкою — це ще й не просто прочитати, а виписати якусь лексику, якою вони описують те, чого хочуть досягти. Й використати її у своїй відповіді. Навіть якщо представникам донора буде зрозуміло, що аплікант підготувався і пише те, що вони умовно хочуть прочитати — це не найгірший сценарій, бо означає, що людина вже зробила свою домашню роботу».

Запитання про ризики теж може здатися доволі простим, але воно добре показує донорам, чи команда розуміє реалії:

«Якщо ти не бачиш ризиків, то є шанси, що не реалізуєш проєкт. Ризики є завжди і це нормально», — вважає Віталіна Нагорна.

Порада 10. Будьте готові до того, що заявку не підтримають

Якщо рівень англійської у команді не надто високий і недостатньо пропрацьована співпраця з партнерами, то можливо зарано брати участь у конкурсі на міжнародні гранти, каже Ілона Демченко: 

«Але якщо організація зможе поставитися до цього як до досвіду, то писати заявку варто будь-коли. Часто написання заявки доволі виснажливий процес і створює внутрішній тиск. Потім ти не отримуєш цього гранту, настрій зіпсований, очікування не справдилися і залишається важкий осад. Якщо так, то краще не писати, а ще трошки напрацювати досвід, щоб почувати себе впевненіше».

Тож заповнення заявки можна вважати і корисною вправою для команди. У процесі можна багато дізнатися: скільки часу займає такий обсяг запитань, чи всі документи є у ГО  тощо. Також Ілона Демченко радить не очікувати, що кожну написану заявку підтримають. Експертка й сама писала гранти і працювала з успішними грантрайтерами, тому знає, що:

«Успішним грантрайтером вважається той, у якого процент підтриманих проєктів зазвичай сягає до 20%, деколи до 30%».

І такий результат не означає, що 70-80 % заявок були погано написаними. Ілона Демченко наводить приклад останнього колу міжнародних грантів у House of Europe. Отримали 400 заявок, а змогли підтримати лише 12, адже обмежені бюджетом. Але це не значить, що всі непідтримані заявки були поганими, в інших умовах деякі з них теж могли бути профінансовані.

_{*прев'ю зображення згенероване за допомогою ШІ.}