Кошти на “адмінку”: чому благодійним фондам складно їх залучати та як вони долають цей виклик

Що таке адміністративні витрати?

Адміністративні витрати – це кошти для обслуговування та управління організацією. Їх не витрачають напряму на реалізацію проєктів організації, але вони є критичними для її функціонування, ефективності та стабільності.

Які витрати належать до адміністративних? Повний перелік описує наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Національного положення (стандарту)  бухгалтерського обліку» N 318 від 31.12.99. Серед статей витрат:

• загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо);

• витрати на службові відрядження та утримання апарату управління організацією та іншого загальногосподарського персоналу;

• витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона);

• винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо); 

• витрати на зв'язок (поштові, телефонні тощо).

Приміром, у “Ангарі” зібрані на адмінвитрати кошти спрямовують на зарплати менеджерів, оплату комунальних послуг, оренду приміщення фонду, роздаткові матеріали, обслуговування службового автомобіля. У інших опитаних організаціях кошти витрачають ще і на навчання працівників, забезпечення роботи сайту, оплату ІТ-сервісів, які оптимізують роботу – Jira, Confluence, Airtable. Частину витрат з “адмінки” скеровують на мерч та welcome box.

“Найбільші видатки [з адміністративних витрат] – це зарплати співробітників”, – констатує Кіра Сиротенко з “Благомаю”.  

Найбільші “болі” адміністративних витрат

Перша проблема, яка виникає у команд, особливо які раніше займались волонтерською діяльністю, – дозволити собі мати адміністративні витрати, – каже фасилітаторка Марія Лемберг, яка регулярно проводить стратегічні сесії для НУО. “Це питання культури, – переконана вона. – У суспільстві є наратив: ви волонтери – значить маєте працювати безкоштовно”.

Найчастіше громадським і благодійним організаціям не вистачає ресурсу на конкурентоспроможну оплату праці та мотивування співробітників, свідчать результати дослідження Philanthropy in Ukraine. Як наслідок, кваліфіковані кадри не хочуть працювати в неприбутковому секторі.

Чому в НУО низькі зарплати? Одна з причин – обмеження на адміністративні витрати в грантових проєктах. Наприклад, часто донори не дозволяють закласти бюджет на оплату праці фандрейзера, менеджера з партнерств, HR-менеджера або виконавчого директора. А якщо грант і покриває ці витрати, часто це неринкові винагороди.

Друга причина низьких зарплат – громадські та благодійні організації часто пишаються низьким відсотком адміністративних витрат, бо думають, що це свідчить про ефективність та конкурентоспроможність. “Та в більшості випадків за одним-двома відсотками адміністративних витрат стоять маленькі зарплати, великий відтік кадрів, не дуже кваліфікована команда або відсутність певних спеціалістів, які апріорі не можуть коштувати дешево”, – переконана Лемберг. 

Згідно з ЗУ «Про благодійну діяльність та благодійні організації» розмір адміністративних витрат благодійної організації не може перевищувати 20% її доходу в поточному році. Середній показник для топ-50 благодійних фондів України за версією Forbes Ukraine – 6%. У виданні також застерігають від сліпого використання такого показника для вимірювання ефективності в Україні – відмінності у спеціалізації фондів визначають різні вимоги до структури витрат.

Втім, за словами Лемберг, для частини організацій низький відсоток витрат на адмінку цілком виправданий: вони досягли його шляхом інновацій – впровадженням CRM-системи або ERP-системи, які дозволяють ефективно управляти людьми та процесами. 

Третій виклик – поява міжнародних організацій на українському ринку праці. За спостереженнями Кіри Сиротенко з БФ «Благомай», їхні пропозиції зарплати вищі у два-три рази. “Наприклад, ставка менеджера в них стартує від $2500, тоді як в Україні середня зарплата для такої ж позиції становить 40 000–50 000 грн,” – каже вона. Дослідження Philanthropy in Ukraine фіксує: подекуди топовим фахівцям пропонують у 15 разів вищу зарплату, ніж на поточному робочому місці.

Міжнародні організації декларують вищі витрати на персонал, ніж місцеві НУО, слідує з  дослідження економіки локалізації допомоги в Україні від The Share Trust. Йдеться не лише про видатки на зарплату, а й гроші на переїзд та інші додаткові витрати. Так-от, ООН на міжнародний персонал щомісяця витрачає $14,9 млн, міжнародні НУО – $6,7 млн, а місцеві НУО – лише $2,1 млн. Зауважимо, що у дослідженні не вказана точна кількість людей, на яку розподіляються ці суми, тому складно припустити який бюджет припадає на окремого працівника.

Крім цього, міжнародні організації пропонують ширші можливості кар’єрного зросту та право бронювання працівників, йдеться у дослідженні Philanthropy in Ukraine.

Звідки неприбуткові організації залучають кошти на “адмінку”

Основні джерела залучення коштів на адміністративні витрати – інституційні гранти від міжнародних організацій, допомога бізнесу та прямі пожертви на адміністративну допомогу від фізичних осіб. Часто НУО організовують наповнення бюджету з кількох джерел, однак не завжди диверсифікація можлива. Організації, що допомагають війську, на допомогу міжнародних донорів розраховувати не можуть. 

Приміром, фонд “Рій” фактично є виробничим центром – його команда оцінює прогалини у забезпеченні Міністерства оборони, а потім розробляє та виготовляє необхідні речі. Фонд розробив нову спальну систему для військових, координує будівництво мобільних лазне-пральних комплексів і плетіння маскувального спорядження.

14 працівників “Рою” координують роботу 860 волонтерів. Щомісяця фонду потрібно залучати близько 360 000 грн, щоб виплачувати працівникам зарплати в межах 15 000–25 000 грн. Проте для розширення команди, реалізації більшої кількості проєктів і масштабування діяльності, необхідно понад 650 000 грн на місяць, підраховує Ільницька.

Фонд покриває адміністративні витрати завдяки інформаційним кампаніям на власних сторінках у соціальних мережах. “Рій” не використовує кошти, які надходять для військових потреб. Для зборів на адміністративні потреби існує окремий рахунок. 

Команда БФ “Ангар” збирає на “мавіки”, РЕБи, FPV-дрони, автомобілі та засоби тактичної медицини для військових. У фонді працює 12 людей, а місячний обсяг адміністративних витрат становить 198 000 грн. У фонду є окрема “банка” (рахунок), на яку можна задонатити саме на “адмінку”. Але в основному цю статтю витрат закриває бізнес.

“Підприємці розуміють, що велика і системна організація не може працювати на волонтерських засадах, – каже Ольга Валянік. – Їм не потрібно пояснювати”. Єдине – не всі бізнеси можуть підтримувати фонд на постійній основі, тож інколи доводиться реактивно шукати кошти. У фонду “Рій” дзеркальна ситуація. Коли заходить мова про “адмінку”, бізнеси говорять: “Нас не зрозуміють, якщо ми дамо кошти на адмінвитрати, а не на дрони”.

Ще один виклик – посилення конкуренції за увагу бізнесу, зокрема, через зростання кількості благодійних організацій. Станом на грудень 2023 року їх кількість сягнула майже 21 000, свідчать дані Opendatabot. Це майже вдвічі більше, ніж на початку повномасштабної війни. “Багато компаній не готові брати участь у нових проєктах, адже вже підтримують конкретні військові підрозділи, – каже Ільницька. 

БФ “Благомай” уже майже 13 років допомагає дітям із понад сотні дитячих будинків України. Серед напрямів роботи – реконструкція та відновлення соціальної інфраструктури, медичний напрям, освітній, культурний та гуманітарний напрям з забезпечення екстрених та базових потреб дітей з вразливих категорій. У фонді працює 22 людини.

Оскільки у фонду гуманітарний напрям допомоги, у нього більший вибір джерел залучення коштів, серед яких міжнародні гранти, гранти від корпоративних фундацій та бізнесу. Але це аж ніяк не спрощує пошуки коштів. Не всі благодійники розуміють важливість адміністративних витрат та погоджуються покривати їх, каже Сиротенко.

Фінансова підтримка потрібна передусім у форматі грантів на інституційний розвиток, йдеться у результатах дослідження Philanthropy in Ukraine. Це дозволить залучати й утримувати персонал, оптимізувати процеси, а отже, підвищить ефективність роботи сектору. Проте ці можливості є рідкісними, кажуть у опитаних організаціях. 

Як іще організації покривають адмінвитрати

Формують фінансову подушку. Іноді гранти включають невеликі суми на розвиток фонду, за які не потрібно звітувати – management fee. Їх коштом можна покрити витрати, безпосередньо не пов'язані з виконанням проєкту, але необхідні для його успішної реалізації. Зазвичай це певний відсоток від загального бюджету проєкту, наприклад, 5-15% – залежно від правил донорів і політики організації. “Благомай” накопичує ці кошти для майбутніх потреб: проведення стратегічних сесій, поліпшення умов праці або навчання співробітників. 

Працюють за моделлю підписки. 144 підписники щомісяця забезпечують фонду “Рій” близько 60 000 грн, що еквівалентно двом-трьом заробітним платам. "Це дуже ефективно, адже люди рідко скасовують підписку, що забезпечує системну допомогу, – пояснює Ільницька. – Ми чесно говоримо: ваші 200 грн – це наші заробітні плати й можливість досягати великих цілей".

Будують план фандрейзингу. “Моя порада для тих, хто не має доступу до великих грантів: розробіть і реалізуйте фандрейзингову стратегію”, – каже Ільницька. Це потребує експертизи з фандрейзингу, яку треба мати всередині команди, додає Лемберг. Але посада фахівця такого штибу ніколи не покривається донорськими проєктами, тому організації не завжди мають фінансову спроможність його найняти. Їхнє завдання – розірвати замкнене коло.

Проводять кризові збори. Попри відсутність сталих донорів у БФ “Рій” ніколи не урізали зарплати. Але класична для фонду історія – повідомлення у загальному чаті: “Командо, у нас не вистачає [вказана сума]. Повідомте, будь ласка, бухгалтеру, коли вам зручно отримати зарплату”. Так у команді розтягують період виплат і виграють час.

“Нещодавно я писала, що мені не вистачає 100 000 грн, щоб закрити жовтень”, – пригадує Ільницька. Для залучення коштів команда збирається на брейншторм і обговорює, як комунікувати потребу. “Але це робота команди, яку ми мали б акумулювати в роботу війська, а не у власне існування”, – каже очільниця фонду.

Чи були періоди, коли кошти на адмінвитрати залучались легше? Опитані організації дають одностайну заперечну відповідь. Пересічні українці не завжди розуміють, чому НУО не можуть працювати на волонтерських засадах. На щастя, є винятки. Частина благодійників “Благомаю” щомісяця підтримують виключно “адмінку”. “Вони розуміють: пожертвувати на адміністративні витрати – означає пожертвували на всі проєкти фонду”, – каже Сиротенко. 

Найболючіше питання серед усіх статей адмінвитрат – зарплати працівникам, які очільникам фондів хотілося б зробити вищими, а виплати стабільними. Чому працівники НУО повинні їх отримувати? На думку Лемберг, зарплати – це про усвідомлення цінності людей, як професіоналів. “З одного боку, воно має з'явитися у самих працівників організацій, – переконана Лемберг. – А з іншого боку, суспільство повинне зрозуміти: працівники громадського сектору нічого нікому не винні. Це їх добра воля. І ми можемо або створювати для них додаткову напругу, або стимулювати, допомагати та підтримувати”.

_{*прев'ю зображення згенероване за допомогою ШІ.}