Річні звіти без головного болю: поради від експертів

Ціль — навчитися писати річні звіти

Анна Нішніанідзе прийшла працювати в неприбутковий сектор у 2018-му році комунікаційною менеджеркою. Тож її обов’язком було писати річний звіт:

«У грудні, коли ми закривали рік і наближався початок нового, я вже була перелякана щодо цієї задачі. Тож записала у пленері собі ціль на Новий рік  — навчитися писати річні звіти. З того часу я написала дев’ять звітів, адже були роки, коли я робила і три звіти одночасно». 

Тож Анна має практичний досвід і готова ним поділитися. Анна наголошує, що звіти зазвичай дуже об’ємні, тож навряд усі прочитають їх від початку до кінця. Але відсутність звіту точно буде буде помічена, бо звіти — це перше, на що звертають увагу донори, потенційні благодійники, бізнеси тощо.

«Я була на презентації дослідження мережі розвитку локальної філантропії. Вони досліджували, як українці сприймають філантропію, благодійність, що впливає на прийняття рішення про підтримку фондів. І фактор номер один — це прозорість і наявність звітів», — каже Анна.

Анна наводить аналогію — часто написання звіту схоже на підкорення Евересту, адже це доволі об’ємне завдання і часто його не можна делегувати комусь іншому. 

«Це так відповідально, що ми боїмося зробити не ідеально і не робимо нічого. Ми не знаємо, як порахувати всі дані, з чого почати, де знайти інформацію за минулі місяці».

Але Анна пропонує приборкати страх і таки розібратися у написанні звіту. 

Основна структура звіту

З чого почати написання звіту:

Зафіксувати дедлайн

Зазвичай найпрогресивніші, найбільші фонди і організації намагаються опублікувати звіт до кінця лютого чи в першу половину березня, каже Анна. 

Призначити відповідальну людину

Звичайно, буде вся команда долучена в цей процес, але відповідальна людина має бути одна, щоб не розмивати відповідальність.

Почати рахувати гроші

Адже підрахунок річних витрат, надходжень тощо займає досить багато часу. Адже варто ще й подумати про візуалізацію цієї фінансової інформації. Тож варто одразу дати завдання людині, яка займається фінансами у організації, зібрати всі необхідні дані.

Анна каже, можна пробувати різні підходи — писати хронологічно чи за проєктами, організація може прийняти рішення самостійно. 

Що точно важливо сказати:

• про фінанси: скільки було надходжень, скільки і куди було витрачено. Можна спробувати оформити інформацію у діаграми, щоби показати динаміку. Гарною ідеєю є додати у звіт клікабельне посилання на фінансовий звіт;
• цифри: скільки проєктів, скільки людей у команді, скільки регіонів охопили тощо;
• донори, партнери: з ким ви співпрацюєте, який грант вдалося отримати тощо.

Ці три аспекти завжди цікаво читати у звітах. Також Анна радить починати звіт зі вступного слова, воно не обов’язково може бути від директора або від засновника — може і від команди чи голови наглядової ради. 

Можна почати із яскравої цифри — наприклад, скільком людям допомогли у минулому році:

«Далі зазвичай після отакого Після вступного слова і головних цифр, фінансів зазвичай ми підходимо до описання проєктної діяльності. Можна почати із напрямків, якщо у вас є визначені. А можна говорити про проєкти, якщо напрямок один».

Кожен проєкт може бути описаний за різною структурою через свою унікальність. Для деяких можна додати людські історії, десь більше фото і цифр. Це ще й важливо для урізноманітнення звіту.

«Що має бути в описі проєкту? Назва, короткий опис (2-3 речення), партнери, результати, кількість бенефіціарів, масштаб, сума зібраних грошей, вплив. І якась візуалізація: фото, відео, інфографіка», — каже Анна.

Також зауважує, що людям, які реалізовують проєкт, здається, що важливо все, але звіт має бути не лише детальним та прозорим, а й цікавим:

«Потрібно пам’ятати, що не так цікавий проєкт, як цікаві його результати. І про це треба думати протягом року, щоб одразу фіксувати результати, історії, скриншоти, цитати тощо».

Адже крім сухих фактів варто додавати і деталі — успіхи в медіа, цитати команди, відгуки. Цим ми ще й валідуємо свою роботу, вважає Анна:

«Дуже люблю цю цитату — less is more, тобто краще менше, але важливіше. Це от про той принцип, що найважливіше попереду. Коротко, але по суті. Це і про повагу до часу, до тих, хто буде читати цей звіт».

Що ще окрім проєктів та програм може бути у звіті? Інформація про наглядову раду, про команду, про комунікації, про членство у асоціаціях тощо.

«Можна додати те, що ви пройшли аудит, бо це величезне досягнення. Історії про відвідані конференції, бо це теж валідація вашого досвіду. Історії про спікерство на конференціях. Бо дуже часто ми забуваємо це висвітлювати у звітах, а варто». 

Щодо комунікацій, то треба показати, чому це важлива частина роботи вашого фонду або організації:

«Як це впливає на вашу роботу, що ви комунікуєте з бенефіціарами. Або завдяки комунікаціям ви охоплюєте певну аудиторію, або займаєтесь просвітництвом — підкріпіть це цифрами. У Facebook є статистика, у Instagram теж», — каже Анна. 

Можна додати історію про особливий відгук чи підтримку організації, скриншоти статей з медіа про вас. Анна каже, у американських звітах часто можна побачити подяку донорам поіменно — не тільки бізнесам, а й фізичним особам:

«Звіт — це не тільки класна нагода прозвітувати, а й подякувати. Наприклад, своїм партнерам».

Що не можна забути при написанні звіту

Все, звіт написаний, все здається ідеальним, але багато важливого можна упустити:

• редактура;
• переклад;
• підготовлена інфраструктура сайту;

• зміст, посилання та контакти клікабельні.

   

Анна каже, що думати про редагування такого великого документу, як річний звіт, її змусив власний досвід — коли помилки помічали вже після публікації. Відтоді віддає документи на вичитку редакторам. Також не менш важливо завчасно подбати про переклад:

«Я би дуже радила інвестувати кошти в переклад звітів, бо зараз українським організаціям масштабуватися без міжнародного фінансування дуже важко. Є така хороша фраза: be findable to be fundable. Тобто будь знайденим для того, щоб бути профінансованим. А якщо потенційний грантодавець не зможе прочитати ваш звіт, він не буде вам писати з деталями, щоб дізнатися про вас, бо є інші колеги по сектору, у кого вже перекладені звіти», — каже Анна. 

Що стосується підготовленої інфраструктури сайту, звіт має бути легко доступним для користувачів. Клікабельність посилань, навігація за змістом та доступність контактної інформації роблять звіт зручнішим і зрозумілішим для читачів:

«Уявімо ситуацію, ваш звіт скинули потенційному донору і він хоче перейти до вас на сайт, але посилань немає або вони не відкриваються. Тоді йому доведеться просто шукати вас в Google: а якщо не знайде чи щось переплутає? Тому щоб мінімізувати ці ризики, обов’язково залиште клікабельні посилання», — зауважує Анна.

Не варто забувати і про дизайн — його краще довірити спеціалісту. Водночас попередьте дизайнера, що звіт може потребувати друку, адже для цього існують інші вимоги, — зазначає Анна.

«Я би радила обирати зараз вертикальний формат звітів, його зручніше читати. До того ж не забувайте — mobile first. Більшість читають саме зі смартфонів. Пропишіть чітке ТЗ (технічне завдання — ред.) дизайнеру, ваше бачення. Якщо ви робите дизайн без дизайнера, я би радила використовувати три кольори — ваш фірмовий, чорний і білий. І два звичайні шрифти (не курсиви, не каліграфічні прописи): один для заголовків, другий для основного тексту. Використовуйте просту структуру. Чим простіше це буде, тим професійніший вигляд матиме».

Просування звіту

Анна переконана, що таке досягнення, як річний звіт, заслуговує мати окремий комунікаційний план, а в ньому:

• розміщення на сайті;
• новина на сайті;
• закріплений допис в соціальних мережах (Instagram, Facebook, LinkedIn);
• серія історій про звіт з найважливішими фактами;
• закріплений хайлайт у Instagram;
• e-mail розсилка (якщо ви її робите);
• персональні дописи членів команди про звіт;
• персональні листи всім партнерам і донорам, яких ви згадали в звіті. 

Щодо останнього пункту, Анна зауважує, що гарним жестом буде написати партнерам — не тільки фінансовим, а й інформаційним, наприклад, нагадати про себе і подякувати за рік. Також цікавим рішенням буде обрати цікаву форму для інфоприводу, як-от карта України від БФ «Повернись живим» у звіті за 2023 рік. 

«Головне — готуватися до річного звіту на наступний рік ще на початку цього. Одразу потрібно придумувати інфраструктуру того, як зберігати дані. Щоб потім легко знайти все. Моніторинг і оцінка — це база, грунт, основа будь-якого звіту. Визначіть для себе, які показники для вас є важливими: охоплення, кількість бенефіціарів, регіони тощо. І щомісяця заповнюйте таблицю з цими даними», — каже Анна. 

Що ще може допомогти писати річні звіти без стресу? Наприклад, єдиний таск-менеджер, де всі бачать проєкти і їхній прогрес, щотижневі зустрічі і висновки з них, упорядкований гугл диск тощо.

«Нам допомагають щомісячні комунікаційні звіти з показниками по сайту та розсилках. Ми це ведемо обов’язково. Таблиця згадок в медіа з посиланнями, таблиця з партнерами тощо. І, звичайно, дуже допомагають проміжні звіти. Ми, наприклад, щомісяця публікуємо звіт в LinkedIn », — ділиться Анна про досвід Philanthropy in Ukraine.

Поради від інших організацій щодо написання річного звіту:

1.Починайте писати звіт зі структури

Ярина Вишенська, співзасновниця БФ «Сильні», радить для початку сформувати структуру звіту, а не одразу думати над першим реченням: «Це щоб ви бачили, який логічний ланцюжок у цьому звіті робите». 

У фонді звітувати починають якраз зі спільного обговорення змісту звіту, коригують структуру й наповнюють її, а тоді кожен перевіряє ще раз свою частину — наприклад, бухгалтер звіряє, чи всі фінансові результати подані коректно.

2.Завжди починайте з найцікавішого. Звіт повинен бути лаконічним і не приховувати того, що найцікавіше для людей.

3.Фіксуйте дані впродовж року. Ярина радить створити загальну таблицю для всієї діяльності організації, куди щомісяця вносять дані про отримані та витрачені кошти, взаємодію з підрядниками, кількість звернень, згадки в медіа та інші важливі показники.

« Кожен відповідальний за свій напрямок вносить туди дані, тож буде значно легше потім формувати загальний звіт».

4.Думайте, як говорити про фінанси і головні результати. Ярина впевнена, що незалежно від формату, в якому організація підсумовуватиме рік, фінансові показники та головні результати завжди будуть найважливішими.

«Те, як ми їх пояснимо, якими картинками ми їх супроводимо, або в яку інфографіку запакуємо — має велике значення, бо це інформація яку будуть шукати найпершою. Вона має вражати мізки як блискавка і бути зрозумілою», — каже Ярина Вишенська.

5. Не забудьте про досягнення.  

«Фонду важливо сказати про те, як ці досягнення закладають ґрунт для розвитку в наступному році, бо мало просто реалізувати якісь проєкти. Потрібно дати читачу зрозуміти, що це означає для фонду в майбутньому.

Чи це додає нових можливостей та розвитку?», — коментує Ярина.

6. Думайте про цільову аудиторію.

Анастасія Новобранець, керівниця відділу партнерств БФ «Повернись живим», розповідає, що варто враховувати: 

• хто буде читати звіт  — наскільки аудиторія є  в контексті роботи організації, що для неї важливо (наприклад, цифри чи історії);  
• чому ця аудиторія буде читати ваш звіт; 
• як цей звіт буде розповсюджуватися — вручатиметься персонально, поштою чи діджитал-каналами. 

«У «Повернись живим» ми особисто презентуємо річний звіт нашим найбільшим партнерам-благодійниками, а також можемо використовувати його впродовж року для презентації нашої роботи новим контактам, зокрема міжнародним. Це впливає на зміст та форму цього звіту», — каже Анастасія.   

7. Визначте, що найголовніше хочете донести аудиторії.

Анастасія розповідає, що під час роботи над звітом є спокуса розповісти про всю-всю роботу організації, проте важливо розуміти, що саме ви хочете донести до вашої аудиторії:

«Обсяги роботи фонду «Повернись живим» мільярдні, і щоби розповісти про все, звіт має бути дуже об’ємним. Тому ми визначаємо кілька основних тем та векторів нашої роботи, які хочемо підкреслити, і фокусуємося на них». 

8. Не забувайте про креативну ідею

Річний звіт має бути змістовним і водночас лаконічним, але окремий виклик – щоби він не лишав байдужим. Для «Повернись живим»  важливий не лише зміст звіту, але й його форма. Щороку тут продумують свій концепт. Наприклад, звіт за 2022 рік був у формі платівки, а окрім друкованої версії, разом з гуртом Ницо Потворно фонд випустив мініальбом про рік. А для звіту за 2023 рік створили разом з креативною лабораторією Gusev Art Lab у форматі військової мапи.

Річний звіт — це справді розлоге завдання, але, дотримуючись порад, можна перетворити цей процес на цікавіший та потужніший. Адже саме такий звіт допоможе й самій команді поглянути на свій рік, підсвітити важливі моменти, пригадати здобутки й поділитися ними. 

_{*прев'ю зображення згенероване за допомогою ШІ.}